Ustroj

Odjel za opće poslove

Unutar Općeg odjela djeluje tajništvo arhiva koje zaprima zahtjeve korisnika na temelju kojih izdaje izvatke i ovjerene preslike izvornih dokumenata. Tu se još nalaze ured ravnatelja i računovodstvo.

Odjel za zaštitu arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (Vanjska služba)

Odjel za zaštitu arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva ili Vanjska služba Državnog arhiva u Bjelovaru obavlja zaštitu arhivskog i registraturnog gradiva u nastajanju kod stvaratelja i imatelja javnog i privatnog arhivskog i registraturnog gradiva u skladu sa Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima, te ostalim provedbenim pravilnicma u arhivskoj struci koji propisuju njezin rad.

Ovaj odjel vodi evidencije o kategoriziranim stvarateljima i imateljima na području svoje nadležnosti, obavlja stručni nadzor nad čuvanjem i zaštitom arhivskog i registraturnog gradiva koje se nalazi izvan arhiva, preuzima u arhiv arhivsko gradivo na stručnu obradu i radi daljnjeg korištenja, obavlja nadzor nad odabiranjem i izlučivanjem bezvrijednog registraturnog gradiva kojemu su istekli rokovi čuvanja i daje stručnu pomoć i obavijesti zaduženim djelatnicima u pismohranama izvan arhiva.

Odjel za obradu i korištenje arhivskog gradiva

Odjel za obradu i korištenje arhivskog gradiva najveći je odjel Državnog arhiva u Bjelovaru. Osnovna mu je djelatnost arhivističko sređivanje, zaštita, pohrana i korištenje arhivskih fondova i zbirki nastalih djelovanjem pravnih i fizičkih osoba.

U odjelu radi 8 djelatnika s položenim stručnim ispitima za zvanja u arhivskoj struci - arhivist, viši arhivski tehničar i viši restaurator. Poslovi odjela podjeljeni su u tri kategorije - obrada i sređivanje, rad sa strankama i istraživačima, te restauriranje i konzerviranje gradiva. Arhivisti uglavnom obrađuju fondove stvaratelja srodnih djelatnosti kako bi se na taj način specijalizirali na pojedina poručja kao što su uprava, sudstvo, školstvo, privreda i slično. Za sređene arhivske fondove i zbirke arhivisti izrađuju obavijesna pomagala – sumarne inventare, regesta i analitičke inventare. Jedan arhivist zadužen je za rad sa strankama i istraživačima. Strankama se prema njihovim zahtjevima pronalaze i izdaju preslike tražene dokumentacije, dok je istraživačima gradivo dostupno za korištenje u čitaonici arhiva. Viši restaurator zadužen je za restauriranje i konzerviranje manje oštećenog arhivskog gradiva, te povremene knjigovežničke radove.

Dokumentacijsko informacijski odjel

Odjel je zadužen za pronalaženje i davanje informacija o gradivu pohranjenom u spremištima Državnog arhiva u Bjelovaru. Djelatnici odjela komuniciraju direktno sa korisnicima kako bi što preciznije mogli odgovoriti na njihov zahtjev o korištenju gradiva.

Isto tako odjel vodi sve obvezne evidencije o arhivskom gradivu i cjelokupnu dokumentaciju o fondovima i zbirkama. U njegovu sastavu djeluju čitaonica i knjižnica arhiva. Tu na raspolaganju korisnicima stoje arhivska obavijesna pomagala i priručna knjižnica. Korištenje arhivskog gradiva i obavijesnih pomagala besplatno je.

Izvor: Martina Krivić Lekić i Tatjana Ružić