Korištenje i dostupnost arhivskog gradiva

Pod pojmom korištenje podrazumjeva se pregled, prepisivanje, objavljivanje, izlaganje, izrada i izdavanje ovjerenih preslika i posudba arhivskog gradiva, bez obzira na kojem je nosaču zapisa sačuvano, te uporaba obavijesnih pomagala o arhivskom gradivu.

Pravilnik o korištenju arhivskog gradiva (NN br.67/1999) utvrđuje uvjete, način i postupak korištenja javnog arhivskog gradiva koje se čuva u:

- Hrvatskom državnom arhivu i područnim državnim arhivima

- Arhivima županija, gradova i općina

Pravilnik se primjenjuje i na korištenje privatnog arhivskog gradiva u arhivima i javnim ustanovama – muzejima, knjižnicama, zavodima i sl.

DOSTUPNOST

Javno arhivsko gradivo u pravilu je dostupno 30 godina nakon nastanka, a može biti dostupno i prije ako je namijenjeno javnosti ili uz dopuštenje stvaratelja.

Javno arhivsko gradivo koje se odnosi na obranu, međunarodne odnose, poslove nacionalne sigurnosti i gospodarske probitke dostupno je na korištenje po isteku 50 godina. Javno arhivsko gradivo koje sadrži osobne podatke – matice, liječnička dokumentacija, osobni dosjei, sudski, porezni, financijski i sl. – dostupno je za korištenje 70 godina od nastanka, odnosno 100 godina od rođenja osobe na koju se odnosi.

Izuzetak

• ako je gradivo od nastanka namijenjeno javnosti

• uz dopuštenje predmetne osobe ili bračnog druga, djece ili roditelja nakon smrti

• bez ograničenja mogu ga koristiti stvaratelji u svrhe radi kojih je nastalo

Korištenje arhivskog gradiva prije isteka predviđenog roka

• u koliko to zahtijevaju znanstveni razlozi uz odobrenje ravnatelja i prethodno pribavljenog mišljenja Povjerenstva za davanje mišljenja o prijevremenoj dostupnosti arhivskog gradiva Hrvatskog arhivskog vijeća

• rješenje o zahtjevu za prijevremenu dostupnost arhivskog gradiva donosi se u roku 60 dana od zaprimanja zahtjeva

• na rješenje kojim se zahtjev odbija podnositelj može žalbu podnijeti Ministarstvu kulture

POSTUPAK

• Korisnik podnosi pisani zahtjev za korištenje gradiva na posebnom obrascu.

• Odobrenje korištenja gradiva daje ravnatelj arhiva (po mogućnosti odmah ili najkasnije u roku od 3 dana).

• U slučaju odbijanja zahtjeva za korištenje gradiva donosi se pisano rješenje.

• Žalba na rješenje može se podnijeti Ministarstvu kulture RH.

Korištenje arhivskog gradiva privremeno se može uskratiti ako je gradivo oštećeno, ako je u obradi ili ga koristi drugi korisnik.

NAČIN I UVJETI KORIŠTENJA

Arhivsko gradivo izdaje se na korištenje u čitaonici arhiva prema Pravilniku o radu čitaonice. U načelu se na korištenje daju snimci arhivskog gradiva. Dokumenti potrebni u službene svrhe na korištenje se daju u obliku ovjerenih preslika.

Korištenje arhivskog gradiva i obavijesnih pomagala besplatno je. Arhivi naplaćuju uslugu istraživanja za pojedine korisnike te izradu preslika prema propisanom cjeniku

POSUDBA ARHIVSKOG GRADIVA

Izvorno arhivsko gradivo može se posuditi državnim tijelima na određeno vrijeme uz prethodnu izradu preslika.

Za svaku posudbu obvezno je izraditi ispravu o posudbi s popisom dokumenata.

Arhivsko gradivo može se dati na posudbu za izložbe izvan arhiva uz osiguravanje njegove zaštite i zaštitno snimanje.

Izvorno arhivsko gradivo može se iznijeti u inozemstvo u svrhu izlaganja, restauracije i dr., samo uz odobrenje Ministarstva kulture RH te uz sklapanja ugovora o posudbi.

IZRADA PRESLIKA

Za korisnike nije dopušteno izrađivati preslike obavijesnih pomagala, cjelovitih arhivskih fondova ili zbirki kao ni njihovih većih dijelova.

Mikrosnimci se obvezno izrađuju za sve starije gradivo do kraja 18. stoljeća, kao i za određene vrste vrjednijeg mlađeg gradiva.

OBVEZE KORISNIKA

Korisnik je obavezan postupati s gradivom pažljivo, ne smije na gradivo upisivati bilješke ili podcrtavati tekst. Ošteti li korisnik arhivsko gradivo dužan je nadoknaditi nastalu štetu.

Oštećivanje, uništavanje i otuđivanje arhivskog gradiva kazneno je djelo prema odredbama Kaznenog zakona RH.

Ravnatelj arhiva rješenjem će odbiti zahtjev za korištenje gradiva osobi za koje je poznato da je protiv nje podnesena prijava za oštećivanje, uništenje i otuđivanje gradiva.

Pri izdavanju posebne dozvole za korištenje gradiva kojemu nisu dospjeli rokovi dostupnosti od korisnika se traži pisana izjava da neće objaviti niti jednu informaciju koja bi mogla povrijediti javni ili privatni probitak.

Korisnik je obvezan u svojim radovima u kojima je kao izvor koristio arhivsko gradivo pravilno navesti naziv arhiva, arhivskog fonda ili zbirke i oznake arhivske jedinice korištenog arhivskog gradiva.

Korisnik je obvezan dostaviti primjerak svog stručnog ili znanstvenog rada knjižnici arhiva čijim se gradivom koristio.

OVJERENI PRIJEPISI I PRESLICI

Arhivi izdaju ovjerene prijepise i preslike arhivskog gradiva za potrebe državnih tijela i ostvarivanja prava građana i pravnih osoba. Zahtjev za izdavanje ovjerenog prijepisa ili preslika podnosi se arhivu isključivo u pisanom obliku.

Arhiv izdaje ovjerene prijepise i preslike samo iz onoga gradiva čije izvornike čuva. Ovjerom prijepisa ili preslika potvrđuje se njihova istovjetnost s izvornikom, ali ne i istinitost podataka u dokumentu.

NAKNADE

Za izdavanje ovjerenog prijepisa ili preslika naplaćuje se naknada prema važećem cjeniku DABJ.

Za korištenje arhivskog gradiva u svrhu promidžbe, stjecanja dobiti kao i za umnažanje ili objavljivanje reprodukcija potrebno je posebno odobrenje arhiva.

Arhiv sudjeluje u dobiti ostvarenoj objavljivanjem reprodukcija prema posebnom ugovoru koji se sklapa s korisnikom.

Izvor: Željko Pleskalt