Dopusnice

Dužnost je imatelja arhivskoga gradiva osigurati primjeren prostor i opremu za njegovu pohranu i zaštitu. Imatelji mogu njegovu pohranu i čuvanje povjeriti i drugoj osobi pod uvjetom da prostor u koji će se to gradivo smjestiti udovoljava uvjetima za smještaj i čuvanje koji su utvrđeni Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskoga i registraturnoga gradiva izvan arhiva (NN 63/2004). Utvrđivanje postojanja uvjeta za čuvanje javnoga arhivskog gradiva kategoriziranih stvaratelja i imatelja, kao i gradiva privatnih imatelja koji su upisani u Upisnik vlasnika arhivskog gradiva RH u privatnom vlasništvu, a koje je smješteno izvan njihovih prostora provodi HDA sukladno Pravilniku o izmjenama i dopunama Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskoga i registraturnoga gradiva izvan arhiva (NN 106/2007.

Ova se aktivnost temelji na Zakonu o zaštiti i očuvanju kulturnih dobara koji propisuje da sva postupanja s gradivom kategoriziranih stvaratelja mogu obavljati isključivo fizičke i pravne osobe koje za to posjeduju verifikaciju Ministarstva kulture, a sukladno arhivskom Zakonu cjelokupno arhivsko gradivo RH je kulturno dobro. Zadovoljavanje uvjeta za čuvanje gradiva utvrđuje se izdavanjem dopusnice od strane HDA.

Procedura izdavanja dopusnice propisana je Pravilima o izdavanju dopusnica i uvjerenja o ispunjavanju uvjeta za čuvanje i zaštitu arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva koja određuju postojanje uvjeta za čuvanje i zaštitu dokumentacije, udovoljavanje minimalnim propisanim uvjetima zaštite te osiguravaju njihovu kontrolu i provjeru pod stručnim nadzorom Hrvatskog državnog arhiva. Predviđene su tri kategorije sustava zaštite gradiva: prva i druga kategorija za čuvanje gradiva kategoriziranih stvaratelja, te treća kategorija za sustave primjerene za čuvanje gradiva stvaratelja koji nisu kategorizirani prema arhivskim propisima.

Procedura izdavanja dopusnice obuhvaća zaprimanje zahtjeva s popratnom dokumentacijom, pregled spremišnih prostora i provjeru zakonom propisanih uvjeta (uvjeti zgrade, uvjeti arhivskog prostora, vođenje propisanih evidencija, kvalitativno praćenje stanja arhivskog gradiva, opremljenost arhivskog gradiva, stručnost osoblja) te njihovo periodično praćenje u razdoblju za koje je izdana dopusnica. Dopusnica jamči stručni standard usluge i certifikaciju od strane Hrvatskog državnog arhiva kao najmjerodavnije ustanove na području zaštite i upravljanja dokumentacijom.

Pravila o izdavanju dopusnica i uvjerenja o ispunjavanju uvjeta za čuvanje i zaštitu arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva

Upitnik o uvjetima čuvanja i zaštite arhivskog i registraturnog gradiva

Očevidnik dopusnica za čuvanje arhivskog i registraturnog gradiva