Stranica za slijepe

Stvaratelji i posjednici gradiva

  • Stvaratelji i posjedinici gradiva

    Državni arhiv u Bjelovaru nadležan je za dokumentarno i arhivsko gradivo nastalo radom stvaratelja i posjednika koji su djelovali ili djeluju na području jedne ili više jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave i čija je djelatnost važna za to područje.

    Danas Državni arhiv u Bjelovaru nadzire 568 stvaratelja i posjednika dokumentarnog i arhivskog gradiva na području Bjelovarsko-bilogorske županije te dijelovima Zagrebačke i Koprivničko-križevačke županije.

    Tko su stvaratelji, a tko posjednici gradiva?

    Stvaratelji gradiva su tijela javne vlasti, pravne i fizičke osobe, grupa osoba koja obavlja određenu djelatnost i čijim djelovanjem nastaje dokumentarno i arhivsko gradivo.

    Tijela javne vlasti su tijela državne uprave, druga državna tijela, jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave, pravne osobe i druga tijela koja imaju javne ovlasti, pravne osobe čiji je osnivač Republika Hrvatska ili jedinica lokalne ili područne (regionalne) samouprave, pravne osobe koje obavljaju javnu službu, pravne osobe koje se na temelju posebnog propisa financiraju pretežito ili u cijelosti iz državnog proračuna ili iz proračuna jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave odnosno iz javnih sredstava, kao i trgovačka društva u kojima Republika Hrvatska i jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave imaju zasebno ili zajedno većinsko vlasništvo.

    Posjednici ili vlasnici privatnog arhivskog gradiva su privatne pravne i fizičke osobe čijim radom nije nastalo arhivsko gradivo u obavljanju javnih ovlasti i javne službe i nije u vlasništvu RH ili jedinica lokalne i regionalne samouprave odnosno pravnih osoba čiji su oni osnivači ili vlasnici.

  • Nadzor nad radom stvaratelja i posjednika gradiva

    Stručni nadzor nad upravljanjem gradivom obavlja Odjel za zaštitu dokumentarnog gradiva izvan arhiva. Nadzor obuhvaća pregled materijalno-fizičke zaštite dokumentarnog i arhivskog gradiva te njegovu cjelovitost u pismohranama stvaratelja i posjednika. Obavljanje nadzora vrši se sukladno planu rada za tekuću godinu.

    Odjel u svom radu nadzire i postupak izrade normativnih akata (Pravilnika s Popisom gradiva s rokovima čuvanja), kojim stvaratelji i posjednici uređuju pitanje zaštite i čuvanja vlastitog gradiva te izdaje rješenja o suglasnosti za njihovu primjenu. Osim toga, odjel odobrava i nadzire izlučivanje gradiva kod stvaratelja i posjednika gradiva, izrađuje kategorizaciju i vodi evidencije stvaratelja i posjednika gradiva, te brine o preuzimanju gradiva u arhiv.

  • Kategorizacija

    Kategorizacija je postupak kojim se stvaratelji i posjednici gradiva razvrstavaju u skupine na temelju značenja cjelina gradiva koje nastaju njihovim radom. Kategorizacija je vrednovanje stvaratelje javnoga i privatnog gradiva te čini osnovu nadzorne i akvizicijske politike arhiva.

    Jedna od obveza kategoriziranih stvaratelja i posjednika gradiva je nadležnomu arhivu redovito dostavljati popise gradiva te javljati sve promjene i pribavljati mišljenje prije poduzimanja bilo kakvih mjera koje se odnose na gradivo.

    Kategorizacija i vrednovanje stvaratelja propisana je Pravilnikom o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva (NN 90/2002). Državni arhiv izrađuju kategorizaciju za područje svoje nadležnosti i prijedlog dostavlja Hrvatskom arhivskom vijeće na utvrđivanje, nakon čega se objavljuje u službenim glasilima.

    Kategorizacija stvaratelja pod nadležnosti DABJ

    Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja

  • Obveze

    Obveza stvaratelja javnoga dokumentarnog i arhivskog gradiva je sustavno upravljanje dokumentarnim gradivom što znači da gradivo koje posjeduju mora biti primjereno zaštićeno, sređeno i opisano te dostupno ovlaštenim osobama u uređenom dokumentacijskom sustavu. Kako bi osigurali potpunu materijalno-fizičku zaštitu od oštećivanja stvaratelji su dužni osigurati primjeren prostor za odlaganje i čuvanje gradiva. Također, dužni su utvrditi pravila i postupke nastajanja izvornog gradiva u digitalnom obliku te osigurati sigurnu pretvorbu arhivskog gradiva u fizičkom ili analognom obliku u digitalni oblik. Osim toga, dužni su obavještavati nadležni arhiv o svim važnijim promjenama na gradivu i omogućiti uvid u stanje gradiva.

    Stvaratelji javnog dokumentarnog gradiva obvezni su:

    1. savjesno čuvati gradivo u sređenom stanju i osigurati od oštećenja do predaje nadležnom arhivu;

    2. jednom godišnje dostaviti nadležnom arhivu popise arhivskoga gradiva dokumentacijskih zbirki ili cjelina sa stanjem na zadnji dan prethodne godine u elektroničkom obliku (ARHiNET ili XML);

    3. pribavljati mišljenje nadležnog državnog arhiva prije poduzimanja mjera koje se odnose na njihovo gradivo;

    4. redovito odabirati arhivsko gradivo iz dokumentarnog gradiva kojemu su istekli rokovi čuvanja,

    5. arhivsko gradivo nakon provedenog odabiranja i izlučivanja predati arhivu u izvorniku, sređeno, tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje;

    6. omogućiti ovlaštenim djelatnicima nadležnoga državnoga arhiva obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem njihova gradiva;

    7. pridržavati se uputa nadležnoga državnoga arhiva glede zaštite gradiva;

    8. osigurati primjeren prostor i opremu za pohranu i zaštitu arhivskoga gradiva;

    9. odrediti djelatnika odgovornog za rad pismohrane koji mora imati najmanje srednju stručnu spremu i položen stručni ispit za djelatnika u pismohrani.

    Posjednici privatnog arhivskog gradiva obvezni su:

    1. obavijestiti nadležni državni arhiv o posjedovanju gradiva

    2. čuvati gradivo i poduzimati mjere potrebne za njegovo sigurno čuvanje i zaštitu

    3. srediti gradivo i izraditi popis

    4. dopustiti ovlašteno osobi nadležnog arhiva da pregleda gradivo i po potrebi provede sigurnosno snimanje.

    Navedene obaveze odnose se samo na posjednike privatnog dokumentarnog i arhivskog gradiva koje je od osobitog značaja za povijest, znanost i kulturu našeg područja, a koji su upisani u Upisnik vlasnika ili posjednika privatnog arhivskog gradiva, dok kategorizirani posjednici privatnog gradiva imaju iste obveze kao stvaratelji javnog dokumentarnog gradiva.

    Izvori:

    Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/2018, 98/2019)

    Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 63/2004)

    Pravilnik o izmjenama i dopunama Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 106/07)

  • Dostava popisa cjelokupnog gradiva

    Stvaratelji i posjednici gradiva dužni su nadležnom arhivu dostaviti Popis cjelokupnog dokumentarnog gradiva, njegove ispravke i dopune jednom godišnje, osim ako od strane nadležnog arhiva nije odobren dulji rok za dostavu podataka.

    Sadržaj, oblik i način dostave popisa uređuju se Pravilnikom o upravljanju dokumentarnim gradivom na temelju dosadašnjeg Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 63/2004) i Pravilnik o izmjenama i dopunama Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 106/07)

  • Izrada pravilnika o upravljanju dokumentarnim gradivom i popisa gradiva s rokovima čuvanja

    Sva pitanja oko uvjeta i načina stvaranja, čuvanja, obrade, vrednovanja, pretvorbe u digitalni oblik, izlučivanja i predaje dokumentarnog gradiva te način provjere stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama, kao i uvjete predaje gradiva biti će propisana Pravilnikom o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva koji je u izradi i uskoro se očekuje njegovo objavljivanje.

    Stvaratelji i posjednici gradiva dužni su sva navedena pitanja urediti svojim internim Pravilnikom o upravljanju dokumentarnim gradivom. Državni arhiv u Bjelovaru kao pomoć stvarateljima i posjednicima gradiva pri izradi normativnih akata, izradio je privremenu šprancu Pravilnika o upravljanju dokumentarnim gradivom sukladno trenutno važećem Pravilniku o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 63/2004) i izmjenama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/2018, 98/2019). Nakon što Pravilnik stupi na snagu Državni arhiv u Bjelovaru izradit će novu šprancu.

    Opći popis s rokovima čuvanja

    Na prijedlog Hrvatskog državnog arhiva 2012. godine Hrvatsko arhivsko vijeće doneslo je ˝Opći popis s rokovima čuvanja˝. On razrađuje gradivo nastalo administrativnim i općim poslovanjem koje je više manje zajedničko svima stvarateljima i posjednicima dokumentarnog i arhivskog gradiva.

    Glavne dokumentacijske cjeline od kojih se popis sastoji su:

    1. Organizacija i upravljanje

    2. Ljudski resursi, rad i radni odnosi

    3. Nekretnine, postrojenja i oprema

    4. Financijsko poslovanje i računovodstvo

    5. Informacijski resursi i dokumentacija

    Opći popis sadrži minimalne rokove čuvanja svih cjelina gradiva te postupke rukovanja gradivom (trajno čuvati ili izlučivati). Stoga prvenstveno stvarateljima i posjednicima gradiva služi kao pomoć pri odabiranju i izlučivanju gradiva.

    Isto tako služi i kao polazna točka za izradu posebnog Popisa gradiva s rokovima čuvanja koji je sastavni dio ˝Pravilnika o upravljanju dokumentarnim gradivom˝ svakog stvaratelja i posjednika gradiva. U posebnom popisu gradiva nužno je da su popisane sve poslovne funkcije stvaratelja kao i ukupno gradivo.

    Izradu i korištenje Općeg popisa gradiva sa rokovima čuvanja, kao i posebnih popisa sa rokovima čuvanja predviđa ˝Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva˝ (NN 90/2002).

    Opći popis gradiva sa rokovima čuvanja

    Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva NN_90.02_2

    Izvor: Martina Krivić Lekić

  • Popis gradiva s rokovima čuvanja stvaratelja i posjednika

    U Popisu gradiva s rokovima čuvanja koji su stvaratelji i posjednici gradiva dužni izraditi i zajedno s Pravilnikom o upravljanju dokumentarnim gradivom dostaviti nadležnom arhivu na odobrenje, potrebno je za svaku djelatnost ili vrstu posla navesti i po potrebi opisati dokumentaciju koja nastaje ili će možda nastati u obavljanju određenih poslova te utvrditi u kojem obliku (papirnatom ili digitalnom) i koliko vremena (trajno ili ograničenog roka) dokumentaciju treba čuvati kod stvaratelja i posjednika gradiva.

    Opći popis gradiva sa rokovima čuvanja

    Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 63/04)

    Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 106/07)

    Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva NN_90.02_2

    Pravilnik o upravljanju dokumentarnim gradivom-špranca za posjednike

  • Seminar za djelatnike u pismohranama

    Seminar za djelatnike u pismohranama

    Stručna osposobljenost djelatnika zaduženih za rad u pismohranama zakonska je obaveza i potreba suvremene zašite arhivskog i dokumentarnog gradiva kod posjednika. Propisana je ˝Pravilnikom o stručnim arhivskim zvanjima i drugim zvanjima u arhivskoj struci te uvjetima i načinu njihova stjecanja˝ (NN 104/19) pod poglavljem VI. PROVJERA STRUČNE OSPOSOBLJENOSTI RADNIKA NA POSLOVIMA UPRAVLJANJA DOKUMENTARNIM I ARHIVSKIM GRADIVOM IZVAN ARHIVA

    Kako bi približio arhivsku struku i praksu radnicima na terenu te olakšao pripreme za stručni ispiti Državni arhiv u Bjelovaru od 2011. godine provodi edukaciju djelatnika u pismohranama putem dvodnevnog seminara iz arhivske djelatnosti.

    Program obuhvaća sljedeće teme:

    1. Arhivi i arhivska djelatnost

    2. Arhivsko zakonodavstvo

    3. Obavijesna pomagala

    4. Organizacija uredskog poslovanja i spisovodstvo

    5. Organizacija rada pismohrane

    6. Korištenje arhivskog gradiva

    7. Vrednovanje, odabiranje i izlučivanje gradiva

    8. Zaštita konvencionalnog arhivskog gradiva

    9. Izrada i dostava propisa gradiva

    Nakon predavanja arhivskih stručnjaka, polaznici dobivaju potvrdu o pohađanju seminara i priručnik s pitanjima i materijale koji će im pomoći u pripremama za ispit. Seminar je prvenstveno namijenjen djelatnicima ustanova u nadležnosti Državnoga arhiva u Bjelovaru no otvoren je za sve zainteresirane.

    O uvjetima pohađanje seminara potrebno je kontaktirati tajništvo Arhiva putem službenog e-maila drzavni-arhiv-bj@bj.htnet.hr ili telefonom na 043/244487

    tekst: Martina Krivić Lekić

  • Ispiti

    Ispit za provjeru stručne osposobljenosti djelatnika na poslovima upravljanja dokumentarnim i arhivskim gradivom izvan arhiva.

    Polaganje ispita za provjeru stručne osposobljenosti djelatnika na poslovima upravljanja dokumentarnim i arhivskim gradivom izvan arhiva zakonski je preduvjet za rad na poslovima zaštite i obrade dokumentarnog i arhivskoga gradiva u tijelima, ustanovama i organizacijama koje stvaraju ili čuvaju gradivo.

    Način i program polaganja stručnog ispita propisani su Pravilnikom o stručnim arhivskim zvanjima i drugim zvanjima u arhivskoj struci te uvjetima i načinu njihova stjecanja (NN 104/2019). Ispit organizira i provodi Povjerenstvo za stručni ispit za upravljanje dokumentarnim i arhivskim gradivom izvan arhiva koje imenuje ministarstvo nadležno za poslove kulture na prijedlog Hrvatskog arhivskog vijeća.

    Pravo polaganja ispita imaju osobe koje imaju najmanje srednju stručnu spremu i najmanje šest mjeseci radnoga iskustva na obavljanju poslova upravljanja dokumentarnim i arhivskim gradivom izvan arhiva.

    Rokove za polaganje i druge informacije pogledajte na stranicama Hrvatskog državnog arhiva.

    Informacije o ispitu i rokovima

    Prijavnica za stručni ispit

    Narudžbenica za prijavu stručnog ispita

    Izvor: stranica Hrvatskog državnog arhiva, 3. ožujka 2020.

  • Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva

    Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva (Word dokument (docx))