Stvaratelji i posjednici gradiva

Državni arhiv u Bjelovaru nadležan je za dokumentarno i arhivsko gradivo nastalo radom 586 stvaratelja i posjednika gradiva na području Bjelovarsko-bilogorske županije te dijelovima Zagrebačke i Koprivničko-križevačke županije.

Tko su stvaratelji, a tko posjednici gradiva?

Stvaratelji gradiva su tijela javne vlasti, pravne i fizičke osobe, grupa osoba koja obavlja određenu djelatnost i čijim djelovanjem nastaje dokumentarno i arhivsko gradivo.

Tijela javne vlasti su tijela državne uprave, druga državna tijela, jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave (dalje:JLP(R)S), pravne osobe i druga tijela koja imaju javne ovlasti, pravne osobe čiji je osnivač Republika Hrvatska ili JLP(R)S, pravne osobe koje obavljaju javnu službu, pravne osobe koje se na temelju posebnog propisa financiraju pretežito ili u cijelosti iz državnog proračuna ili iz proračuna JLP(R)S, odnosno iz javnih sredstava, kao i trgovačka društva u kojima Republika Hrvatska i JLP(R)S imaju zasebno ili zajedno većinsko vlasništvo.

Posjednici ili vlasnici privatnog arhivskog gradiva su privatne pravne i fizičke osobe koje čuvaju ili svojim radom stvaraju gradivo značajno za kulturu, znanost i prošlost lokalne zajednice ili cjelokupnog društva.

Izvor:

Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/2018, 98/2019)

Evidencija tijela javne vlasti Bjelovar.xlsx

Evidencija tijela javnih vlasti Krizevci.xlsx

Odjel za zaštitu gradiva izvan Arhiva obavlja stručni nadzor nad upravljanjem dokumentarnim i arhivskim gradivom u pismohranama na terenu.

Nadzor obuhvaća pregled materijalno-fizičke zaštite gradiva, postupanje s gradivom te njegovu cjelovitost u pismohranama stvaratelja i posjednika. Obavljanje nadzora vrši se sukladno planu rada za tekuću godinu.

Odjel u svom radu nadzire i postupak izrade normativnih akata (Pravila s Popisom gradiva s rokovima čuvanja), kojim stvaratelji i posjednici uređuju pitanje zaštite i čuvanja vlastitog gradiva te izdaje rješenja o suglasnosti za njihovu primjenu. Osim toga, odjel provodi odobravanje izlučivanje gradiva kod stvaratelja i posjednika gradiva, vodi evidencije stvaratelja i posjednika gradiva pod nadzorom, brine o preuzimanju gradiva u Arhiv te savjetuje stvaratelje i posjednike u vezi sa svakim postupanjem s gradivom u pismohranama.

Obveze sustavnog upravljanja dokumentarnog gradiva stvaratelja i posjednika gradiva

Stvaratelji javnog dokumentarnog gradiva dužni su:

1. primjereno zaštiti, srediti i opisati gradivo koje posjeduju te dopustiti pristup ovlaštenim osobama u uređenom dokumentacijskom sustavu;

2. osigurati primjeren prostor za odlaganje i čuvanje gradiva;

3. utvrditi pravila i postupke nastajanja izvornog gradiva u digitalnom obliku te osigurati sigurnu pretvorbu arhivskog gradiva u fizičkom ili analognom obliku u digitalni oblik;

4. obavještavati nadležni arhiv o svim važnijim promjenama na gradivu i omogućiti uvid u stanje gradiva.

Posjednici privatnog arhivskog gradiva obvezni su:

1.obavijestiti nadležni državni arhiv o posjedovanju gradiva;

2.čuvati gradivo i poduzimati mjere potrebne za njegovo sigurno čuvanje i zaštitu;

3.srediti gradivo i izraditi popis;

4.dopustiti ovlaštenoj osobi nadležnog arhiva da pregleda gradivo i po potrebi provede sigurnosno snimanje.

Navedene obaveze odnose se samo na posjednike privatnog dokumentarnog i arhivskog gradiva koje je od osobitog značaja za povijest, znanost i kulturu našeg područja, a koji su upisani u Upisnik vlasnika ili posjednika privatnog arhivskog gradiva.

Obveze sustavnog upravljanja dokumentarnog gradiva stvaratelja i posjednika gradiva detaljnije razrađuje Pravilnik o upravljanju dokumentarnim gradivom izvana arhiva (NN 105/2020).

Izvori:

Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/2018, 98/2019)

Pravilnik o upravljanju dokumentarnim gradivom izvana arhiva (NN 105/2020)

Stvaratelji i posjednici gradiva dužni su nadležnom arhivu dostaviti Popis cjelokupnog dokumentarnog gradiva, njegove ispravke i dopune jednom godišnje sa stanjem na zadnji dan prethodne godine, osim ako od strane nadležnog arhiva nije odobren dulji rok za dostavu podataka.

Sadržaj, oblik i način dostave popisa uređuju se Pravilima za upravljanje dokumentarnim gradivom na temelju Pravilnika o upravljanju dokumentarnim gradivom izvana arhiva (NN 105/2020).

Popis cjelokupnog gradiva vodi se i dostavlja u strukturiranom elektroničkom obliku koji je prikladan za ponovnu uporabu i dijeljenje podataka, te za preuzimanje podataka.

Izvori:

Pravilnik o upravljanju dokumentarnim gradivom izvana arhiva (NN 105/2020)

Sva pitanja oko uvjeta i načina stvaranja, čuvanja, obrade, vrednovanja, pretvorbe u digitalni oblik, izlučivanja i predaje dokumentarnog gradiva te načina provjere stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama propisana su "Pravilnikom o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva" (NN 105/2020) koji je na snagu stupio 02. listopada 2020. godine.

Stvaratelji i posjednici gradiva dužni su izraditi pravila za upravljanje svojim dokumentarnim gradivom kojima se uređuju sva pitanja organizacije, upravljanja, obrade, odlaganja i čuvanja, izlučivanja i odabiranja, predaje i pobiranja dokumentarnog i arhivskog gradiva, infrastrukturi informacijskog sustava, njegovom upravljanju, vanjskim uslugama, i s njima upoznati zaposlenike koji sudjeluju u obradi gradiva.

Izradu pravila i popisa dokumentarnog gradiva sa rokovima čuvanja predviđa ˝Pravilnik o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva˝ (NN 105/2020).

Izvor:

Pravilnik o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (NN 105/2020)

Upute za izradu Pravila

Predložak Pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom izvan arhiva

U Popisu dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja koji su stvaratelji i posjednici gradiva dužni izraditi i zajedno s Pravilima za upravljanje dokumentarnim gradivom dostaviti nadležnom arhivu na odobrenje, potrebno je za sve vrste gradiva koje nastaju ili bi mogle nastati njihovom djelatnošću odrediti rok čuvanja i po potrebi opisati dokumente koji nastaju ili će možda nastati u obavljanju određenih poslova te utvrditi u kojem obliku (papirnatom ili digitalnom) i koliko vremena (trajno ili ograničenog roka) dokumentaciju treba čuvati kod stvaratelja i posjednika gradiva. Stvaratelji gradiva koji posjeduju gradivo koje nije nastalo njihovim radom ili radom tijela čiju djelatnost nastavljaju, dužni su utvrditi rokove čuvanja za to gradivo.

Stvaratelj gradiva određuje rokove čuvanja dokumentarnog gradiva sukladno propisima koji uređuju obvezu čuvanja pojedinih vrsta dokumenata, potrebama poslovanja i zaštite vlastitih i tuđih prava i interesa, interesa javnosti, interesa za kulturu, povijest i druge znanosti te prema oglednim popisima gradiva s rokovima čuvanja i uputama nadležnog državnog arhiva (opći popis gradiva s rokovima čuvanja).

Ogledni popisi gradiva s rokovima čuvanja

Ogledne popise s rokovima čuvanja dokumentarnog gradiva za pojedina područja djelatnosti ili pojedine vrste poslova koje obavljaju stvaratelji gradiva donosi i objavljuje na svojim mrežnim stranicama Hrvatski državni arhiv.

Opći popis gradiva s rokovima čuvanja

Na prijedlog Hrvatskog državnog arhiva 2012. godine Hrvatsko arhivsko vijeće doneslo je ˝Opći popis s rokovima čuvanja˝. On razrađuje gradivo nastalo administrativnim i općim poslovanjem koje je više manje zajedničko svima stvarateljima i posjednicima dokumentarnog i arhivskog gradiva.

Glavne dokumentacijske cjeline popis su:

1. Organizacija i upravljanje

2. Ljudski resursi, rad i radni odnosi

3. Nekretnine, postrojenja i oprema

4. Financijsko poslovanje i računovodstvo

5. Informacijski resursi i dokumentacija

Opći popis sadrži minimalne rokove čuvanja svih cjelina gradiva te postupke rukovanja gradivom (trajno čuvati ili izlučivati). Stoga prvenstveno stvarateljima i posjednicima gradiva služi kao pomoć pri odabiranju i izlučivanju gradiva.

Isto tako služi i kao polazna točka za izradu Popisa dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja stvaratelja i posjednika gradiva, koji je sastavni dio ˝Pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom˝. U posebnom popisu gradiva nužno je da su popisane sve poslovne funkcije stvaratelja kao i ukupno gradivo.

Izradu popisa dokumentarnog gradiva sa rokovima čuvanja predviđa ˝Pravilnik o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva˝ (NN 105/2020).

Izvori:

Opći popis gradiva sa rokovima čuvanja

Pravilnik o upravljanju dokumentarnim gradivom (NN 105/2020)

Obrazac popisa dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja

Primjer Popisa gradiva s rokovima čuvanja

Seminar za djelatnike u pismohranama

Stručna osposobljenost djelatnika zaduženih za rad u pismohranama zakonska je obaveza i potreba suvremene zašite arhivskog i dokumentarnog gradiva kod stvaratelja i posjednika gradiva. Propisana je ˝Pravilnikom o stručnim arhivskim zvanjima i drugim zvanjima u arhivskoj struci te uvjetima i načinu njihova stjecanja˝ (NN 104/19) pod poglavljem VI. PROVJERA STRUČNE OSPOSOBLJENOSTI RADNIKA NA POSLOVIMA UPRAVLJANJA DOKUMENTARNIM I ARHIVSKIM GRADIVOM IZVAN ARHIVA

Kako bi približio arhivsku struku i praksu radnicima na terenu te olakšao pripreme za stručni ispiti Državni arhiv u Bjelovaru od 2011. godine provodi edukaciju djelatnika u pismohranama putem dvodnevnog seminara iz arhivske djelatnosti.

Program obuhvaća sljedeće teme:

1. Arhivi i arhivska djelatnost

2. Arhivsko zakonodavstvo

3. Obavijesna pomagala

4. Organizacija uredskog poslovanja i spisovodstvo

5. Organizacija rada pismohrane

6. Korištenje arhivskog gradiva

7. Vrednovanje, odabiranje i izlučivanje gradiva

8. Zaštita konvencionalnog arhivskog gradiva

9. Izrada i dostava propisa gradiva

Nakon predavanja arhivskih stručnjaka, polaznici dobivaju potvrdu o pohađanju seminara i priručnik s pitanjima i materijale koji će im pomoći u pripremama za ispit. Seminar je prvenstveno namijenjen djelatnicima ustanova u nadležnosti Državnoga arhiva u Bjelovaru no otvoren je za sve zainteresirane.

O uvjetima pohađanje seminara potrebno je kontaktirati tajništvo Arhiva putem službenog e-maila pismohrana@dabj.hr ili telefonom na 043/244487

tekst: Martina Krivić Lekić

Ispit za provjeru stručne osposobljenosti djelatnika na poslovima upravljanja dokumentarnim i arhivskim gradivom izvan arhiva.

Polaganje ispita za provjeru stručne osposobljenosti djelatnika na poslovima upravljanja dokumentarnim i arhivskim gradivom izvan arhiva zakonski je preduvjet za rad na poslovima zaštite i obrade dokumentarnog i arhivskoga gradiva u tijelima, ustanovama i organizacijama koje stvaraju ili čuvaju gradivo.

Način i program polaganja stručnog ispita propisani su Pravilnikom o stručnim arhivskim zvanjima i drugim zvanjima u arhivskoj struci te uvjetima i načinu njihova stjecanja (NN 104/2019). Ispit organizira i provodi Povjerenstvo za stručni ispit za upravljanje dokumentarnim i arhivskim gradivom izvan arhiva koje imenuje ministarstvo nadležno za poslove kulture na prijedlog Hrvatskog arhivskog vijeća.

Pravo polaganja ispita imaju osobe koje imaju najmanje srednju stručnu spremu i najmanje šest mjeseci radnoga iskustva na obavljanju poslova upravljanja dokumentarnim i arhivskim gradivom izvan arhiva.

Rokove za polaganje i druge informacije pogledajte na stranicama Hrvatskog državnog arhiva.

Informacije o ispitu i rokovima

Prijavnica za stručni ispit

Narudžbenica za prijavu stručnog ispita

Izbor pitanja za Stručni ispit

Naknada za pristupanje stručnom ispitu

Izvor: stranica Hrvatskog državnog arhiva, 30. rujna 2021.