Često postavljena pitanja

Državni arhiv je javna ustanova iz područja kulture, zadužena za pohranu, obradu i trajno čuvanje arhivskog gradiva. Djelatnici arhiva prikupljaju gradivo nastalo radom tijela javne uprave te drugih fizičkih i pravnih osoba važnih za lokalnu povijest. Arhivisti i arhivski tehničari odabiru gradivo za trajno čuvanje te ga nakon sređivanja izdaju na korištenje strankama i istraživačima.

Državni arhiv u Bjelovaru osnovan je 1961. godine kao Historijski arhiv i pod tim nazivom je djelovao do 1993. godine kada postaje Povijesni arhiv. Nakon 1997. godine mijenja ime u Državni arhiv jer je osnivač arhiva Republika Hrvatska, a pohranjeno gradivo nije važno samo za povijest nego ono služi kao pomoć građanima prilikom ostvarivanja nekih njihovih prava.

Državni arhiv u Bjelovaru trenutno se nalazi na 3 lokacije. Uprava sa tajništvom i uredom ravnateljice nalazi se na Trgu E. Kvaternika 6 u Bjelovaru. Spremište u kojem je pohranjeno arhivsko gradivo zajedno sa čitaonicom, knjižnicom i prostorom za korisnike nalazi se u Prolazu A. Kačića Miošića, u dvorištu katedrale u Bjelovaru. Radni prostori arhivista nalaze se na adresi Ferde Rusana 10 u Bjelovaru.

Državni arhiv u Bjelovaru teritorijalno je nadležan za cijelo područje Bjelovarsko-bilogorske županije, manji dio Zagrebačke županije te Križevački dio Koprivničko-križevačke županije. Iako osnovan, Državni arhiv u Križevcima do danas nije ustrojen, stoga Državni arhiv u Bjelovaru obavlja redovnu djelatnost na području Koprivničko-križevačke županije. Tako je danas Arhiv nadležan za gradove Bjelovar, Čazma, Daruvar, Garešnica, Grubišno Polje, Đurđevac, Vrbovec i Križevce, te općine Berek, Dubrava, Dežanovac, Đulovac, Farkaševac, Gradec, Hercegovac, Ivanska, Kapela, Končanica, Nova Rača, Preseka, Rakovec, Rovišće, Severin, Sirač, Šandrovac, Štefanje, Velika Pisanica, Veliki Grđevac, Velika Trnovitica, Veliko Trojstvo, Zrinski Topolovac, Kalnik, Sveti Ivan Žabno i Sveti Petar Orehovec.

Za podatke o gradivu potrebno je ispuniti zahtjev koji se nalazi na linku http://dabj.hr/k-koristenje.php ili osobno doći u tajništvo na Trgu E. Kvaternika i podnesti zahtjev. Iznimno je bitno dati što točnije podatke o onome što se traži.

Podaci koji su nužni kako bi arhivisti pronašli gradivo ovisi o onome što se traži.

• Za podatke o građevinskim i uporabnim dozvolama potrebno je znati kada je zgrada građena (barem otprilike), tko je gradio zgradu (investitor) i koja je točna adresa zgrade. Podaci o katastarskoj čestici bitni su tek kada se pronađe gradivo da bi se definitivno utvrdilo da se radi o traženoj parceli.

• Za podatke o radnom stažu i prosjeku plaće potrebno je navesti točan naziv poduzeća i godine za koje se traže podaci. Ukoliko je osoba mijenjala ime i prezime, potrebno je navesti na koje ime se traže podaci.

• Za podatke iz sudskih spisa potrebno je znati na kojem sudu je vođen određeni postupak, o kojem postupku se radilo i koje godine (barem okvirno).

• Za podatke o školovanju nužno je znati naziv škole i u kojem gradu se ona nalazila, smjer koji je osoba polazila i godina izdavanja svjedodžbe. Ukoliko je osoba mijenjala ime i prezime, potrebno je navesti na koje ime se traže podaci.

• Za podatke iz matičnih knjiga potrebno je naznačiti za koju matičnu knjigu se traže podaci (rođenih, umrlih ili vjenčanih), navesti ime i prezime tražene osobe uz ime oca, datum rođenja, smrti ili vjenčanja. Kako bi se moglo pristupiti traženju, najbitnije od svega je znati gdje je živjela i kojoj konfesiji je pripadala osoba za koju se traže podaci.

• Za podatke o liječničkoj dokumentaciji potrebno je dati podatke o imenu i prezimenu osobe za koju se traže podaci, okvirne godine kada je liječenje provedeno te naziv odjela i bolnice.

Državni arhiv u Bjelovaru čuva velik broj matičnih knjiga za područje na kojem je nadležan pa je potrebno prethodno provjeriti da li se matične knjige nalaze u Arhivu ili su negdje drugdje. Popis svih matičnih knjiga nalazi se na http://dabj.hr/maticne.php Ukoliko se knjiga nalazi u Arhivu, potrebno je prethodno najaviti svoj dolazak kako bi arhivisti pripremili traženo gradivo. Knjige se na korištenje dobivaju u konvencionalnom obliku, tj. kao knjiga. Pretraživanje gradiva je besplatno. Ukoliko smatrate da nemate dovoljno znanja ili vremena za istraživanje i izradu svog rodoslovnog stabla, naši arhivisti mogu to napraviti za vas, no uz naknadu utvrđenu Cjenikom Državnog arhiva u Bjelovaru.

Gradivo je organizirano u fondove i zbirke. Fond je cjelina dokumenata, spisa, formirana bez obzira na njihov oblik ili podlogu, koje je stvorila, primila i koristila neka fizička ili pravna osoba u obavljanju svoje djelatnosti. Naziv fonda se odabire prema nazivu stvaratelja dokumenata. Zbirke su skup zapisa ili dokumenata, a nastale su prema sadržaju, vrsti zapisa ili nositelja obavijesti (npr. matične knjige, kartografska zbirka, zbirka isprava, zbirka grbovnica i sl. Popis fondova i zbirki Državnog arhiva u Bjelovaru nalazi se na linku FONDOVI I ZBIRKE

Državni arhiv u Bjelovaru čuva arhivsko gradivo nastalo u razdoblju od 1685. godine do 2016. godine. Najstarije gradivo su Matične knjige rođenih i vjenčanih Župe Štefanje iz 1685. godine. Glavnina preuzetog arhivskog gradiva nastala je u vremenskom periodu do 1990. godine. Međutim zbog nedostatka spremišnog prostora, gradivo pojedinih stvaratelja, preuzeto je samo do 1972. godine, dok se ostalo arhivsko gradivo još uvijek se nalazi kod stvaratelja i imatelja. Gradivo koje se čuva u arhivu nastalo nakon 1990. godine uglavnom se odnosi na dokumentaciju poduzeća koja su završila u stečaju.

Prilikom arhivske obrade svakog fonda ili zbirke, arhivisti izrađuju popis i opisa fonda ili zbirke. Najpregledniji opis je sumarni inventar koji kroz strukturirani opis sadrži sve podatke o stvaratelju ili imatelju fonda, stanju gradiva te detaljan popis gradiva organiziranog u serije spisa. Arhivski popisi su dostupni korisnicima u čitaonici Arhiva te dobrim dijelom na stranicama Nacionalnog arhivskog informacijskog sustava na linku ARHINET

Samostalno pretraživanje gradiva i obavijesnih pomagala u Arhivu je besplatno. Ukoliko se od arhivista traži da napravi istraživanje za korisnika ta usluga se naplaćuje prema važećem Cjeniku usluga Državnog arhiva u Bjelovaru. Savjeti i konzultacije sa arhivistima se ne naplaćuju.

Stvaratelji i imatelji gradiva dužni su internim pravilnikom o zaštiti i obradi arhivskoga gradiva, urediti sva pitanja organizacije, obrade, odlaganja i čuvanja, odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva. On jepropisan Pravilnikom o zaštiti i čuvanju arhivskoga i registraturnoga gradiva izvan arhiv. Ogledni primjerak Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva možete pogledati i preuzeti u nastavku.

Posebni popis gradiva s rokovima čuvanja (u daljnjem tekstu: posebni popis) sastavni je dio Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva svakog stvaratelja/imatelja gradiva.Posebni popis metodološki se izrađuje prema Općem popisu gradiva s rokovima čuvanja ili prema strukturi granskog popisaukoliko je ona izrađena za određenu granu djelatnosti (školstvo, sudstvo, bankarstvo). Svaki stvaratelja/imatelja poseban popis izrađuje samostalno i posebno za sebe.Posebni popis sadržava sve vrste gradiva koje su nastale radom određenoga stvaratelja stoga treba sadržavati sve njegove upravne i poslovne funkcije.Rokovi čuvanja pojedinih vrsta i jedinica gradiva utvrđuju se radi provedbe postupka odabiranja i izlučivanja.Uz arhivske propise, posebni popisi s rokovima čuvanja trebaju biti usklađeni s odgovarajućim zakonskim propisima za pojedine djelatnosti (npr. Zakonom o računovodstvu, Zakonom o sudovima) te s internim propisima stvaratelja (npr. Planom klasifikacijskih oznaka).Prilikom izrade posebnog popisa Arhiv je otvoren za davanje stručne pomoći.Prijedlog posebnog popisa s rokovima čuvanja, njegove izmjene i dopune stvaratelji su dužni dostaviti nadležnom arhivu na odobrenje.

Obveza stvaratelja iimatelja je jednom godišnje dostaviti nadležnom arhivu popis arhivskog i registraturnog gradiva koje stvara i posjeduje, sa stanjem na zadnji dan prethodne godine. Takva obveza propisana ječl. 7. Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima (NN 105/97), a detaljnije razrađena Pravilnikom o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 63/04). Dostava popisa gradiva u elektroničkom oblikuuvedena je 2007. godine dopunama Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 106/07).

Predviđena su dva načina dostave podataka u elektroničkom obliku: 1. Izravnim upisom u bazu podataka nadležnog arhiva (NAIS – Nacionalni arhivski informacijski sustav, prethodno poznat kaoARHiNET) ili 2. u obliku elektroničkog obrasca (xml datoteke) koji utvrđuje Hrvatski državni arhiv. NAIS je mrežna aplikacija pa za pristup nije potrebna instalacija, već je dovoljno samo računalo s pristupom internetu. Stvarateljima/imateljima gradiva u nadležnosti arhiva olakšava vođenje zakonom propisanih evidencija, pojednostavljuje i automatizira dostavu podataka koje su dužni dostavljati, te olakšava izradu popisa gradiva za predaju i izlučivanje. Podaci se upisuju prema strukturi, odnosno dokumentacijskim cjelinama opisanim u Općem popisu gradiva s rokovima čuvanja. Imatelji gradiva koji se odluči za izravni upis u bazu podataka (NAIS) nije dužan voditi i vlastite popise, bilo u elektroničkom, bilo u klasičnom obliku. Baza podataka u tom slučaju ima funkciju evidencije gradiva. XML je shema koju možete preuzeti zajedno s uputama na stranicama NAIS-a i u nju upisivati odgovarajuće podatke koji trebaju biti strukturirani u skladu s točkama 5. i 6. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog gradiva izvan arhiva. Ispunjeni obrasci dostavljaju se arhivu na CD-u i ukoliko su ispravno popunjeni podaci će biti automatski učitani u sustav. Budući da su XML datoteke namijenjene konverziji, odnosno uvozu podataka iz različitih evidencija zahtijevaju vođenje dodatnih evidencija kod stvaratelja.

Kako bi pristupili aplikaciji potrebno je na adresu Državnog arhiva u Bjelovaru poslati zahtjev za registraciju u NAIS. Nakon što zaprimimo Vaš zahtjev kontaktirati ćemo Vas i dogovoriti datum dolaska stručnog djelatnika DABJ koji će obučiti djelatnika u pismohrani za rad u aplikaciji.

Polaganje ispita za provjeru stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama zakonski je preduvjet za rad na poslovima zaštite i obrade arhivskoga i registraturnoga gradiva u tijelima, ustanovama i organizacijama koje stvaraju ili čuvaju gradivo.Način i program polaganja ispita za provjeru stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama za zaštitu i obradu arhivskoga gradiva propisani su Pravilnikom o stručnome usavršavanju i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama (NN 93/04). Ispit organizira i provodi Povjerenstvo za stručni ispit za zaštitu i obradu arhivskoga i registraturnoga gradiva u Hrvatskom državnom arhivu u Zagrebu.Pravo na polaganje ispita imaju osobe koje imaju najmanje srednju stručnu spremu i najmanje šest mjeseci radnoga iskustva na obavljanju poslova na zaštiti i obradi gradiva.

Državni arhiv u Bjelovaru jednom godišnje održava stručno osposobljavanje za djelatnike u arhivi/pismohrani. Nakon što se prikupi dovoljan broj kandidata organizira se dvodnevni seminar. Stručni predavači prolaze kroz teme koje su nužne za rad u pismohrani te pomažu u razumijevanju literature za polaganje ispita za djelatnike u pismohranama.

Dužni metar je arhivska mjera kojom se iskazuje količina arhivskog gradiva. Jedan dužni metar sadrži 11 registratora standardne veličine (cca 9 cm).

Slika 1.

No gradivo može biti odloženo na više načina s obzirom na tehničku jedinicu pohrane. Ukoliko se nalazi u fasciklima gradivo može biti posloženo na dva načina (slika 2. i slika 3.) što ne mijenja količinu gradiva u dužnim metrima.

Slika 2.

Na policu dužine 1 metar može se odložiti više od 1 dužnog metra gradiva. U ovom slučaju 12 arhivskih mapa koje iznose 1,3 dužna metra.

Slika 3.

Kada 12 arhivskih mapa složimo drugačije, gradivo zauzima više od 1 dužnog metra. U ovo slučaju 9 arhivskih mapa čini 1 dužni metar gradiva.