Često postavljena pitanja
O Državnom arhivu u Bjelovaru
Državni arhivi su javne ustanove iz područja kulture, zadužene za pohranu, obradu i trajno čuvanje arhivskog gradiva.
Državni arhivi prikupljaju gradivo nastalo radom tijela javne uprave te drugih fizičkih i pravnih osoba važnih za lokalnu povijest. Arhivisti i arhivski tehničari sređuju gradivo kako bi ono bilo javno dostupno.
Državni arhiv u Bjelovaru osnovan je 1961. godine kao Historijski arhiv i pod tim nazivom je djelovao do 1993. godine kada postaje Povijesni arhiv. Nakon 1997. godine mijenja ime u Državni arhiv jer je osnivač arhiva Republika Hrvatska, a pohranjeno gradivo nije važno samo za povijest nego ono služi kao pomoć građanima prilikom ostvarivanja njihovih prava.
Državni arhiv u Bjelovaru nalazi se na 2 lokacije.
Uprava zajedno s radnim prostorima nalazi se na Trgu E. Kvaternika 6 u Bjelovaru.
Spremište u kojem je pohranjeno arhivsko gradivo zajedno sa čitaonicom, knjižnicom i prostorom za korisnike nalazi se u Prolazu A. Kačića Miošića, u dvorištu katedrale u Bjelovaru.
Državni arhiv u Bjelovaru teritorijalno je nadležan za cijelo područje Bjelovarsko-bilogorske županije, manji dio Zagrebačke županije te Križevački dio Koprivničko-križevačke županije. Iako osnovan, Državni arhiv u Križevcima do danas nije ustrojen, stoga Državni arhiv u Bjelovaru obavlja redovnu djelatnost na području Koprivničko-križevačke županije. Tako je danas Arhiv nadležan za gradove Bjelovar, Čazma, Daruvar, Garešnica, Grubišno Polje, Đurđevac, Vrbovec i Križevce, te općine Berek, Dubrava, Dežanovac, Đulovac, Farkaševac, Gradec, Hercegovac, Ivanska, Kapela, Končanica, Nova Rača, Preseka, Rakovec, Rovišće, Severin, Sirač, Šandrovac, Štefanje, Velika Pisanica, Veliki Grđevac, Velika Trnovitica, Veliko Trojstvo, Zrinski Topolovac, Kalnik, Sveti Ivan Žabno i Sveti Petar Orehovec.
Upute za korisnike i istraživače
Za podatke o gradivu potrebno je ispuniti zahtjev koji se nalazi na poveznici https://dabj.hr/koristenje-gradiva/ ili osobno doći u pisarnicu na Trgu E. Kvaternika i podnesti zahtjev.
Iznimno je bitno dati što točnije podatke o onome što se traži.
Podaci koji su nužni kako bi arhivisti pronašli gradivo ovisi o onome što se traži.
• Za podatke o građevinskim i uporabnim dozvolama potrebno je znati kada je zgrada građena (barem otprilike), tko je gradio zgradu (investitor) i koja je točna adresa zgrade. Podaci o katastarskoj čestici bitni su tek kada se pronađe gradivo da bi se definitivno utvrdilo da se radi o traženoj parceli.
• Za podatke o radnom stažu i prosjeku plaće potrebno je navesti točan naziv poduzeća i godine za koje se traže podaci. Ukoliko je osoba mijenjala ime i prezime, potrebno je navesti na koje ime se traže podaci.
• Za podatke iz sudskih spisa potrebno je znati na kojem sudu je vođen određeni postupak, o kojem postupku se radilo i koje godine (barem okvirno).
• Za podatke o školovanju nužno je znati naziv škole i u kojem gradu se ona nalazila, smjer koji je osoba polazila i godina izdavanja svjedodžbe. Ukoliko je osoba mijenjala ime i prezime, potrebno je navesti na koje ime se traže podaci.
• Za podatke iz matičnih knjiga potrebno je naznačiti za koju matičnu knjigu se traže podaci (rođenih, umrlih ili vjenčanih), navesti ime i prezime tražene osobe uz ime oca, datum rođenja, smrti ili vjenčanja. Kako bi se moglo pristupiti traženju, najbitnije od svega je znati gdje je živjela i kojoj konfesiji je pripadala osoba za koju se traže podaci.
• Za podatke o liječničkoj dokumentaciji potrebno je dati podatke o imenu i prezimenu osobe za koju se traže podaci, okvirne godine kada je liječenje provedeno te naziv odjela i bolnice.
Državni arhiv u Bjelovaru čuva velik broj matičnih knjiga za područje na kojem je nadležan pa je potrebno prethodno provjeriti da li se matične knjige nalaze u Arhivu ili su negdje drugdje. Popis svih matičnih knjiga nalazi se na poveznici https://dabj.hr/fondovi-i-zbirke/
Ukoliko se knjiga nalazi u Arhivu, potrebno je prethodno najaviti svoj dolazak kako bi arhivisti pripremili traženo gradivo. Gradivo se na korištenje dobivaju u konvencionalnom obliku, tj. kao knjiga.
Pretraživanje gradiva je besplatno.
Smatrate li da nemate dovoljno znanja ili vremena za istraživanje i izradu svog rodoslovnog stabla, naši arhivisti mogu to napraviti za vas, uz naknadu utvrđenu Cjenikom propisanim od Ministarstva kulture i medija.
Više o korištenju na poveznici https://dabj.hr/koristenje-gradiva/
Gradivo je organizirano u fondove i zbirke.
Fond je cjelina dokumenata, spisa, formirana bez obzira na njihov oblik ili podlogu, koje je stvorila, primila i koristila neka fizička ili pravna osoba u obavljanju svoje djelatnosti. Naziv fonda se odabire prema nazivu stvaratelja dokumenata.
Zbirke su skup zapisa ili dokumenata, a nastale su prema sadržaju, vrsti zapisa ili nositelja obavijesti (npr. matične knjige, kartografska zbirka, zbirka isprava, zbirka grbovnica i sl.
Popis fondova i zbirki Državnog arhiva u Bjelovaru dostupan je na poveznici https://dabj.hr/fondovi-i-zbirke/
Državni arhiv u Bjelovaru čuva arhivsko gradivo nastalo u razdoblju od 1685. godine do 2016. godine. Najstarije gradivo su Matične knjige rođenih i vjenčanih Župe Štefanje iz 1685. godine. Glavnina preuzetog arhivskog gradiva nastala je u vremenskom periodu do 1990. godine. Međutim zbog nedostatka spremišnog prostora, gradivo pojedinih stvaratelja, preuzeto je samo do 1972. godine, dok se ostalo arhivsko gradivo još uvijek se nalazi kod stvaratelja i imatelja. Gradivo koje se čuva u arhivu nastalo nakon 1990. godine uglavnom se odnosi na dokumentaciju poduzeća koja su završila u stečaju.
Prilikom arhivske obrade svakog fonda ili zbirke, arhivisti izrađuju popis i opisa fonda ili zbirke. Najpregledniji opis je sumarni inventar koji kroz strukturirani opis sadrži sve podatke o stvaratelju ili imatelju fonda, stanju gradiva te detaljan popis gradiva organiziranog u serije spisa. Arhivski popisi su dostupni korisnicima u čitaonici Arhiva te dobrim dijelom na stranicama Nacionalnog arhivskog informacijskog sustava na linku ARHINET
Samostalno pretraživanje gradiva i obavijesnih pomagala u Arhivu je besplatno.
Ukoliko želite da arhivist istraže neko gradivo za Vas, ta se usluga naplaćuje prema važećem Cjeniku.
Savjeti i konzultacije sa arhivistima se ne naplaćuju.
Više o korištenju na poveznici https://dabj.hr/koristenje-gradiva/
Upute za stvaratelje i posjednike arhivskog gradiva
Stvaratelji i posjednici gradiva dužni su internim pravilima urediti sva pitanja organizacije, upravljanja, obrade, odlaganja i čuvanja, izlučivanja i odabiranja, predaje i pobiranja dokumentarnog i arhivskog gradiva koje je nastalo, zaprimljeno ili se koristi u poslovanju.
Ogledni primjerak Pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom možete pogledati i preuzeti u nastavku.
Upute i predložak Pravila za upravljanjem dokumentarnim gradivom
Popis dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja (u daljnjem tekstu: popis gradiva s rokovima čuvanja) sastavni je dio Pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom svakog stvaratelja i posjednika gradiva.
Popis gradiva srokovima čuvanja metodološki se izrađuje prema Općem popisu gradiva s rokovima čuvanja i prema strukturi granskog popisa ukoliko je ona izrađena za određenu granu djelatnosti (školstvo, sudstvo, bankarstvo itd.). Svaki stvaratelja i posjednik poseban popis izrađuje samostalno i posebno za sebe. Popis gradiva s rokovima čuvanja sadržava sve vrste gradiva koje su nastale radom određenoga stvaratelja stoga treba sadržavati sve njegove upravne i poslovne funkcije. Rokovi čuvanja pojedinih vrsta i jedinica gradiva utvrđuju se radi provedbe postupka odabiranja i izlučivanja. Uz arhivske propise, popisi gradiva s rokovima čuvanja trebaju biti usklađeni s odgovarajućim zakonskim propisima za pojedine djelatnosti (npr. Zakonom o računovodstvu, Zakonom o sudovima) te s internim propisima stvaratelja (npr. Planom klasifikacijskih oznaka).
Prilikom izrade popisa gradiva s rokovima čuvanja Arhiv je otvoren za davanje stručne pomoći.
Prijedlog popisa gradiva s rokovima čuvanja, njegove izmjene i dopune stvaratelji su dužni dostaviti nadležnom arhivu na odobrenje.
Obveza stvaratelja i posjednika gradiva je jednom godišnje dostaviti nadležnom arhivu popis cjelokupnog (arhivskog i dokumentarnog) gradiva koje stvara i posjeduje, sa stanjem na zadnji dan prethodne godine.
Popis se dostavlja putem NAIS - nacionalnog arhivskog informacijskog sustava eArhiv.
Takva obveza propisana je čl. 11. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/2018, 98/2019, 114/2022 i 36/2024) i čl. 12. i 13. Pravilnika o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (NN 105/2020).
Dostava popisa cjelokupnog gradiva arhivu obavlja se isključivo u elektroničkom obliku, odnosno izravnim upisom u nacionalni arhivski informacijski sustav – eArhiv. eArhiv je mrežna aplikacija za koju nije potrebna instalacija, već je dovoljno samo računalo s pristupom internetu.
Za pristup eArhiv-u potrebno se javiti nadležnom arhivu za registraciju u sustav. Nakon zaprimljene prijave, zaprimit ćete mail s podacima za prijavu i poveznicu na pristupnu stranicu za ulazak u sustav https://earhiv.gov.hr/arhiv/login te korisničke upute za rad.
Podaci se upisuju prema strukturi, odnosno dokumentacijskim cjelinama opisanim u Općem popisu gradiva s rokovima čuvanja, granskim popisima za pojedine djelatnosti i Popisima dokumentarnog gradiva stvaratelja/posjednika s rokovima čuvanja.
Za sva dodatna pitanja i pomoć oko izrade i dostave popisa cjelokupnog gradiva možete se obratiti voditeljici Odsjeka za gradivo izvan Arhiva na mail https://earhiv.gov.hr/arhiv/login ili na telefon 043/241-953.
Kako bi pristupili aplikaciji potrebno je poslati zahtjev za registraciju u eArhiv na pisarnica@dabj.hr
Nakon što zaprimimo zahtjev kontaktirati ćemo Vas i upoznati s radom u eArhivu.
Nakon registracije aplikaciji pristupate putem poveznice https://earhiv.gov.hr/arhiv/login
Polaganje ispita za provjeru stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama zakonski je preduvjet za rad na poslovima zaštite i obrade arhivskoga i dokumentarnog gradiva u tijelima, ustanovama i organizacijama koje stvaraju ili čuvaju gradivo.
Način i program polaganja ispita za provjeru stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama za zaštitu i obradu arhivskoga gradiva propisani su Pravilnikom o stručnim arhivskim zvanjima i drugim zvanjima u arhivskoj struci te uvjetima i načinu njihova stjecanja (NN 104/2019).
Ispit organizira i provodi Povjerenstvo za stručni ispit za upravljanje dokumentarnim i arhivskim gradivom izvan arhiva koje imenuje ministarstvo nadležno za poslove kulture na prijedlog Hrvatskog arhivskog vijeća. Pravo na polaganje ispita imaju osobe koje imaju najmanje srednju stručnu spremu i najmanje šest mjeseci radnoga iskustva na obavljanju poslova na zaštiti i obradi gradiva.
Više informacija potražite na poveznici: http://www.arhiv.hr/hr-hr/Informacije-za-stvaratelje/Ispit-za-provjeru-strucne-osposobljenosti-djelatnika-u-pismohranama
Jednom godišnje održavamo seminar, stručno osposobljavanje za djelatnike u pismohrani.
Nakon što se nam se prijavi dovoljan broj kandidata organiziramo dvodnevni seminar na kojem stručni predavači prolaze kroz teme koje su nužne za rad u pismohrani te pomažu u razumijevanju literature za polaganje ispita za djelatnike u pismohranama.
Prijaviti se možete na naš e-mail: pisarnica@dabj.hr
Dužni metar je arhivska mjera kojom se iskazuje količina arhivskog gradiva. Jedan dužni metar sadrži 11 registratora standardne veličine (cca 9 cm).
Slika 1.
No gradivo može biti odloženo na više načina s obzirom na tehničku jedinicu pohrane. Ukoliko se nalazi u fasciklima gradivo može biti posloženo na dva načina (slika 2. i slika 3.) što ne mijenja količinu gradiva u dužnim metrima.
Slika 2.
Na policu dužine 1 metar može se odložiti više od 1 dužnog metra gradiva. U ovom slučaju 12 arhivskih mapa koje iznose 1,3 dužna metra.
Slika 3.
Kada 12 arhivskih mapa složimo drugačije, gradivo zauzima više od 1 dužnog metra. U ovo slučaju 9 arhivskih mapa čini 1 dužni metar gradiva.
